Paulina wysłała Dominice link do firmy oferującej catering w boksach z pytaniem, czy coś takiego jest w Poznaniu. Odpisała: „Nie ma, a ja na to: otwieramy". Miesiąc po pierwszym zamówieniu robiły event na 400 osób.
Top Party Box działa trzy lata. To rozmowa o tym, jak wygląda pierwszy rok firmy cateringowej naprawdę - z liczbami, z pomyłkami i z radą, która brzmi absurdalnie, dopóki się jej nie zrozumie.
Od decyzji do otwarcia: cztery miesiące planowania
Pomysł pojawił się we wrześniu, ale dziewczyny dały sobie cztery miesiące na upewnienie się, że to ten kierunek i że da się go pogodzić z życiem. 2 stycznia usiadły z notatkami i kalendarzami do konkretnego planowania: sanepid, lokal, ludzie.
Od tego dnia do 8 marca nie miały ani jednego dnia wolnego - a wszystko to obok pracy na etacie. Otworzyły się pod koniec kwietnia.
Ciekawy szczegół o podejściu do formalności: zamiast czytać przepisy, jeździły do sanepidu i dopytywały urzędniczki, co konkretnie ma być. Chciały, żeby pierwszego dnia wszystko było gotowe, bez poprawek.
Pierwszy tydzień: cisza
To fragment, który powinien przeczytać każdy przed premierą własnego biznesu. Dziewczyny wyobrażały sobie, że po ogłoszeniu otwarcia zaleje je fala zamówień - zastanawiały się nawet, jak wprowadzić ograniczenia na stronie, żeby dały radę obok etatów.
Pierwszy maja nic, drugi nic, trzeci, czwarty, piąty, siódmy. Ludzie po prostu o nas nie wiedzieli.
Post do znajomych przyniósł gratulacje, ale gratulacje nie płacą czynszu za lokal. Pierwsze zamówienie przyszło około 10 maja.
Telefon, który zmienił firmę: 400 osób na 1 czerwca
Miesiąc po pierwszym zamówieniu zadzwoniła agencja eventowa z pytaniem, czy dadzą radę obsłużyć event dla 400 osób na Dzień Dziecka. Na odpowiedź miały godzinę.
Powiedziały tak. I tu pada najlepsza anegdota całej rozmowy: skoro w menu miały być soki pomarańczowe, początkowo planowały kupić wyciskarki i wyciskać je same. Dopiero potem doszły do wniosku, że ktoś już robi dobre, naturalne soki.
Soki przyjechały w dużych workach i trzeba je było przelać do małych butelek. Koleżanka, która przyszła pomóc „na trzy godziny", przelewała je siedem. Do dziś ma uraz do soku pomarańczowego.
Firma miała wtedy dwie osoby, a event wymagał pięciu kelnerek. Poradziły sobie dzięki znajomym z książeczkami sanepidowskimi, którzy przyszli pomóc nie dla pieniędzy, tylko ze wsparcia. Jedyna wpadka tamtego dnia: przywiozły owoce osobno i zapomniały boksów. Odwróciły pokrywki do góry nogami i wyszło, że owoce są w boksach.
Wniosek po pierwszym evencie? Że nie ma rzeczy niemożliwych.
Rynek zweryfikował plan
Firma startowała wyłącznie z cateringiem w boksach. Mąż Pauliny od początku mówił, że potem przyjdą większe rzeczy, a dziewczyny odpowiadały, że same boksy są wystarczająco trudne.
Ola nazywa ten mechanizm metodą lepu na muchy: rzucasz ofertę i sprawdzasz, kto się faktycznie przykleił, bo grupa docelowa z założeń rzadko pokrywa się z rzeczywistą. Tak było i tutaj - to klienci i agencje eventowe zaczęli pytać o pełne obsługi, wizualizacje stołów i zastawę.
Dziś stali klienci zamawiają boksy na sesje zdjęciowe i plany filmowe, przedstawiciele handlowi i lekarze na szkolenia, a agencje marketingowe na wydarzenia przygotowywane od a do z.
Największy błąd pierwszego roku: nie liczyły własnego czasu
Wycena wyglądała tak: tyle kosztuje produkt, tyle bym to zrobiła w domu, dorzucam marżę. Własna praca nie była w tym rachunku w ogóle.
A ta praca wyglądała następująco: przyjście do pracowni na trzecią w nocy, wyjście o 7:30 na ośmiogodzinny etat, po etacie przygotowanie wszystkiego na kolejny dzień, powrót do domu o 23:00.
Paulina opowiada, jak wtedy nie rozumiała koleżanki fotografki, która odmawiała zleceń, tłumacząc, że ma za dużo pracy. Rok później zadzwoniła do niej z gratulacjami, że tamta już wtedy myślała o swoim zdrowiu psychicznym. Bo koło trzydziestki „nagle tutaj badanko nie wyszło i tutaj badanko nie wyszło".
Przyjaźń kontra wspólna firma
Refleksja przyszła dopiero przed drugą rocznicą. Dopóki wszyscy zajmowali się wszystkim, panowała pozorna wiedza o tym, co dzieje się w firmie - bo nie było kiedy usiąść do komputera i policzyć.
Fajnie, że się przyjaźnimy, ale musimy nauczyć się od siebie wymagać, rozliczać się i kontrolować. I to nie jest nic złego.
Wtedy podzieliły firmę na obszary i przypisały odpowiedzialności. Dziś Dominika odpowiada za kuchnię, Paulina i jej mąż Tomek za zarządzanie i strategię. Zespół to siedem osób w kuchni plus kierowca.
Najtrudniejsza rzecz we współpracy z klientem
Nie reklamacje, nie terminy. Brak informacji o budżecie.
Paulina tłumaczy to bardzo konkretnie. Zapytanie „event na 50 osób, proszę o ofertę" nie mówi nic. Jeden klient przeznaczy na osobę 100 zł i będzie zadowolony. Drugi ma na to samo 20 tysięcy i po ofercie za 5 tysięcy stwierdzi, że oczekiwał czegoś prestiżowego.
Efekt jest taki, że zamiast układać menu, firma zgaduje - i często przygotowuje dwie oferty zamiast jednej, co jest po prostu podwójnym nakładem pracy.
Powiedz, jakie masz widełki, a my dopasujemy ofertę. Nasze ceny są stałe, nie mamy zamiaru nikogo naciągać.
Co ciekawe, klienci z nierealistycznym budżetem najczęściej nie rezygnują - po prostu go zwiększają. Przykład, którym Paulina to tłumaczy: za 200 zł kupi jedzenie dla siebie na cztery dni, a nie kolację dla dwudziestu osób.
Diety eliminacyjne to już nie wyjątek
Dziewczyny przyznają, że otwierając firmę, nie spodziewały się takiej skali ograniczeń żywieniowych - i to nie preferencji, tylko realnych wykluczeń. Same nie mają alergii, więc każde zapytanie oznaczało wymyślanie oferty od zera.
W ciągu ostatnich dwóch tygodni przed nagraniem robiły cztery oferty z wykluczeniami. Rozwiązaniem systemowym okazało się wprowadzenie gotowych boksów: bezglutenowego, bez laktozy i keto, oraz oferty, w której klient sam komponuje zawartość.
Najciekawsze zamówienie: tort z samych owoców
Trzypiętrowy, z arbuza i ananasa, ozdobiony dookoła, wyglądający jak prawdziwy tort - spięty wykałaczkami, bo borówka sama się do arbuza nie przyklei. I to trzy razy, dzień po dniu, dla różnych towarzystw, za każdym razem z poprawkami po poprzednim.
Największym wyzwaniem nie było zrobienie tortu, tylko dowiezienie go w całości. To dobra ilustracja tego, czego klienci często nie widzą: za jednym życzeniem stoi logistyka, próby i dojście do wersji, którą w ogóle da się przewieźć.
Co się zmieniło po trzech latach
Nowe logo, nowa strona i przebudowana oferta. Najciekawsza zmiana jest drobna, ale mówi sporo o dojrzałości firmy: w każdej kategorii oznaczyły bestsellery. Przy dziesięciu wariantach croissanta klient się gubił, a one wiedzą już, do czego klienci wracają.
Rada na start w branży cateringowej
Cierpliwość, wytrwałość, odwaga i ogrom pracowitości - bo nie da się przewidzieć wszystkiego. I jedna rada, która brzmi jak żart, a nim nie jest.
Zadbajcie, żebyście sami czasem coś zjedli, mimo że macie firmę cateringową. Jak siedziałyśmy w kuchni, nie jadłyśmy nic - patrząc cały dzień na jedzenie, w ogóle o nim nie myślisz.
